Adjointe administrative – Services et consultants

📍 Localisation : Télétravail 📅 Disponibilité : Dès que possible

À propos d’Exposant 3 (E3)

Exposant 3 est une firme de services-conseils en gestion des affaires et technologies de l'information. Nous accompagnons les organisations publiques et privées dans leur transformation numérique et organisationnelle, avec une approche profondément humaine, rigoureuse et innovante.Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons une Adjointe administrative – Succès Clients & Consultants. Ce rôle clé assure la fluidité des opérations administratives, la qualité de la documentation contractuelle et le suivi opérationnel de nos activités. L’adjointe agit comme point de référence pour l’équipe, garantissant la circulation rapide et fiable de l’information entre les clients, les consultants et les gestionnaires internes.

🎯 Missions principales

✅ Appui au succès clients

• Gérer les boîtes courriel dédiées sur le fuseau horaire canadien.
• Transmettre rapidement les informations importantes aux bonnes personnes.
• Envoyer les candidatures aux clients et assurer leur suivi dans l’ERP interne.
• Créer et gérer les requêtes internes pour les nouveaux besoins ou remplacements.
• Préparer les offres d’emploi externes à partir des requêtes validées.
• Organiser les rencontres clients (préparation, agenda, suivi des points).
• Gérer la signature et l’archivage des contrats clients et documents connexes.
• Préparer les rapports de début de contrat (analyse des clauses, conditions, pénalités).

✅ Appui au succès consultants

• Préparer les contrats d’emploi, avenants et addendas.
• Organiser les rencontres de suivi avec les consultants (préparation logistique et agenda).
• Assurer le suivi des feuilles de temps et relancer au besoin.
• Maintenir à jour la documentation contractuelle et les informations dans le SIRH.
• Gérer la bibliothèque documentaire des réalisations et références de l’entreprise.
• Relire et vérifier la cohérence, l’orthographe et la qualité des documents avant diffusion.
• Intégrer les commentaires pour produire des livrables professionnels et conformes.

✅ Soutien aux processus internes

• Appuyer la spécialiste RH dans la préparation des suivis et des rencontres internes.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et documentaires.
• Identifier les pistes d’optimisation dans les outils ou la circulation de l’information.
• Contribuer à la qualité et la traçabilité des dossiers internes.

👤 Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et fiable, qui aime le travail structuré et le souci du détail. Vous jouerez un rôle central dans la coordination administrative entre les équipes internes, les consultants et les clients.

🎯 Compétences et qualités requises

• Esprit méthodique et rigoureux – zéro oubli, zéro erreur.
• Capacité à suivre des procédures précises avec constance et autonomie.
• Bon sens de l’organisation et gestion efficace des priorités.
• Rapidité d’exécution et souci du détail.
• Bonne communication écrite et verbale.
• Aisance avec les outils collaboratifs (Outlook, Teams, PDF, ERP interne).

🌍 Langues

• Excellente maîtrise du français (oral et écrit).
• Bonne compréhension et rédaction en anglais (atout).

💡 Atouts

• Expérience en coordination administrative, RH ou gestion documentaire.
• Connaissance du secteur des services professionnels ou des appels d’offres publics.
• Intérêt marqué pour la qualité, l’amélioration continue et la gestion de l’information.

Pourquoi nous rejoindre ?

✔ Un rôle clé dans le soutien à la performance des équipes et à la satisfaction des clients. ✔ Une entreprise humaine et innovante, où la rigueur et la collaboration font la différence. ✔ Un environnement de travail flexible et stimulant (télétravail, outils modernes, autonomie). ✔ Une culture centrée sur la confiance, la croissance et la qualité durable. ✔ Des projets concrets et porteurs de sens, au cœur des transformations publiques et technologiques.

Processus de sélection

Afin d’assurer un recrutement objectif et efficace, un test de sélection est transmis aux candidats après réception de leur candidature. Ce test évalue certaines compétences clés liées au poste. Seuls les candidats atteignant un score suffisant seront invités à une entrevue.